Hvordan finder vi det rette niveau for arbejdsmængden?
Hvordan tilpasses arbejdsmængden og arbejdspuklerne så ildsjælen ikke brænder ud eller går ud? Det er en balancegang, og dilemmaet er kort præsenteret i nedenstående tabel.
|
For meget arbejde |
For lidt arbejde |
|
Ildsjælen bliver udkørt |
Ildsjælen føler sig degraderet |
Du kan godt regne med, at en ildsjæl ofte vil påtage sig opgaverne før han/hun overvejer at sige ”nej”. Han/hun vil pr. natur være pligtopfyldende. Har han/hun tidligere kunnet løfte alle opgaver, så vil denne have forventninger til sig selv, og han/hun vil føle, at han/hun stadig burde kunne det samme. Samtidigt har ildsjælen måske på grund af tidligere erfaringer en frygt for ikke at gøre det godt nok. Angsten kan få den tidligere stressramte til at arbejde hårdere og hurtigere end godt er. Ofte vil en ildsjæl bare arbejde der ud af, indtil den sidste opgave er overstået.
Så hvad, der er super på den korte bane, bliver skidt på den lange. Ønsker du at have beholde ildsjælens fleksibilitet og kreativitet, så mød denne i øjenhøjde:
A: Afhold møder med denne – (start med det samme - det giver struktur og tryghed).
B: Fastsæt/aftal rammerne / forventningsafstemning
C: Lad den stressramte præsentere opgaverne, og giv input til prioriteterne, og afstem forventningerne.
Alt efter, hvor Ildsjælen befinder sig i stressprocessen, kan du mærke efter, hvor meget skal være krav og deadlines og hvor meget skal være frihed til kreativitet.
Midler: Overblik, arbejdsfordeling, prioritering, mængde- og kvalitetskravsregulering
Råd:
- Hav overblik over alle de vigtige og tidskrævende opgaver og deadlines i din afdeling.
- Kend behovene blandt interessenterne hos din ledelse, de andre afdelinger, dine kunder og andre stakeholders, som din afdeling skal levere ydelser/produkter til. (krav til hurtighed, mængde og til kvalitet)
- Find ud af om der skal en arbejdsfordeling til, eller om nogen skal hjælpe ildsjælen. En ildsjæl, skal også have en vis mængde tid til at være kreativ for at kunne udleve sin passion for arbejdet. Så allokér måske 15% af arbejdstiden til frihedstid.
- Sørg for at vide, hvor meget ildsjælen laver hjemme.
- Er ildsjælen en slags perfektionist, så find ud af, hvad denne bruger for meget tid på. Gør ham/hende bevidst om, hvad der er godt nok.
- Lyt til ildsjælen angående ad hoc opgaver. 100% fleksibilitet kan ingen holde til i længden, og det bliver i hvert fald aldrig effektivt. Kig på tværs og op i organisationen. Find ud af, hvornår hvem har brug for hvad, og så få lagt disse deadlines ind i kalenderen.
- Prøv at arbejde henimod nogle løsninger, hvor den dybe tallerken ikke skal opfindes hver gang. En masse ting kan genbruges, så hvad end der er tale om market-intel, undervisnings- eller tilbudsmateriale, forberedte skabeloner til brevpapir osv. så skab det, som kan få ildsjælen til at arbejde hurtigere, uden at skulle bruge ekstrakræfter. Meget ekstraarbejde kan undgås, hvis man opbygger fundamentet rigtigt, og det frigiver tid og mentale ressourcer til sværere ad-hoc opgaver.
- Få ildsjælen til at forstå, at visse processer skal følges. Måden at gemme filer og navngive filer på osv. Især det sidste punkt skal ind under huden fra starten.
- Lær ildsjælen timemanagement eller andet, som kan hjælpe denne med at blive mere struktureret. Find ud af, hvad ildsjælen kunne blive bedre til.
- Det er surt at miste erfaring, blot fordi man glemmer at vedligeholde ildsjælens kompetencer. Sørger du for at hans/hendes IT-færdigheder er opdaterede, så gør du det nemmere at være ildsjæl. Så husk de små IT-kurser (Excel, Powerpoint eller lign) løbende. At være dygtig øger ildsjælens selvværd.
- Hvis ildsjælen meget sjældent siger ”Nej”, så tag det meget alvorligt, når han/hun en sjælden gang gør det.
Det er vigtigt at forstå at disse anbefalinger kan virke en smule karikerede, og det er de også. Ikke alle ildsjæle er ustrukturerede osv.